Existem vários fatores que o empreendedor deve planear antes de abrir o seu próprio negócio. Desde a escolha de sócios, a elaboração de uma pesquisa de mercado mais detalhada, à definição de um plano financeiro até à angariação de recursos para o desenvolvimento do projeto, são várias as preocupações que um empreendedor possui. Como resultado, a maior parte destes não procura saber quais os tipos de espaço de trabalho existentes, e consequentemente deixar a localização para segundo plano.

A localização pode não ser tão importante quanto a ideia de negócio em si, mas acarreta uma importante etapa para o sucesso desta. Aliás, estudos comprovam que um local de trabalho definido desempenha um papel fundamental na produtividade, eficiência e desempenho numa startup.

Ao iniciar um negócio, uma das principais tarefas é determinar qual espaço se adequa melhor ao tipo de negócio a exercer. Existem vários tipos de espaço de trabalho para empresas e vários critérios a ter em conta nesta decisão. Isto pode parecer ao início que é um processo desafiante, mas, na verdade, só é preciso que o empreendedor dedique tempo e realize uma análise mais profunda.

Existem 5 principais tipos de espaço de trabalho que se encontram listadas de seguida.

Escritórios em casa

É a maneira mais fácil e barata de iniciar um negócio sendo muito utilizado por startups e novas empresas. A facilidade de transformação de uma divisão da casa num escritório empresarial e a disponibilidade dos recursos necessários (computador, telefone, máquina de café, entre outros) representa algumas das vantagens deste tipo. Além disso, ferramentas digitais como Skype, email permite que o trabalho seja feito em qualquer lugar a qualquer hora.

Por outro lado, pode ser difícil manter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Da mesma forma, este tipo de espaço gera um ambiente solitário e com mais tendência a distrações.

Caso o empreendedor esteja mais inclinado para estabelecer o seu negócio a partir de casa, é necessário que avalie a sua capacidade de concentração. Além disso, também deve refletir sobre a necessidade dos clientes visitarem o seu escritório e como este transmitirá profissionalismo.

Um escritório em casa é ideal para quem está a começar um negócio e não tenha possibilidade financeira para adquirir um espaço melhor. Ou então, para quem queira economizar para investimentos futuros, permitindo também uma maior flexibilidade de horário de trabalho. Embora este tipo de escritório não resulte a longo prazo, pode ser uma boa opção para os primeiros meses de vida da startup.

Escritórios virtuais

Este método está a tornar-se cada vez mais popular entre empreendedores e startups. Permite ao empreendedor obter um escritório formal, geralmente numa zona comercial privilegiada da cidade, sem ter que estar fisicamente presente todos os dias. Ou seja, um escritório virtual possibilita ao empreendedor ter uma morada fiscal, um número de telefone exclusivo com serviço de atendimento telefónico e gestão de correspondência incorporado.

A grande vantagem deste tipo de escritório é que enquanto o empreendedor trabalha no desenvolvimento dos seus projetos, a sua empresa transmite uma imagem corporativa sólida e profissional aos seus clientes. A gestão do dia a dia de uma empresa, como atender telefonemas dos clientes, agendar reuniões, receber e tratar de correspondência são assegurados por uma empresa de profissionais especializados.

Sempre que necessitar de utilizar salas, seja para reuniões com clientes, seja para organizar apresentações e formações, o empreendedor pode deslocar-se a estes escritórios espalhados por vários lugares do país. São bastante acessíveis e apresentam menos custos e despesas associados.

Espaços de coworking

Outro método que tem ganho cada vez mais popularidade entre empreendedores, startups e freelancers e consiste no compartilhamento do espaço de trabalho com trabalhadores e fundadores de outras empresas e startups.

Coworking é uma boa opção para pequenas empresas com duas a três pessoas onde o custo de aluguer deste espaço é muito menor do que um escritório tradicional. Este tipo fornece o acesso a outros recursos, tais como salas de conferências, wi-fi, scanners, impressoras, cafetaria, entre outros. Além disso, muitos espaços de coworking também oferecem aulas, workshops e seminários sobre novas tecnologias e ferramentas, o que pode ser bastante interessante para o empreendedor se manter a par das novidades atuais.

Uma das principais vantagens que este tipo apresenta é a flexibilidade de trabalho e o seu espaço confortável e bem projetado assegurando todas as comodidades adequadas a startups, freelancers, estudantes, empreendedores e profissionais experientes. Pelo facto de ser um espaço compartilhado por vários indivíduos também permite estabelecer uma rede de contactos, fazer amigos, obter conselhos profissionais de diferentes setores e áreas e aprender sobre as experiências e conhecimentos de sucessos nos negócios de terceiros.

Escritório próprio

Representa a forma tradicional de escritório empresarial contudo, a mais burocrática e mais cara. Assim, existem dois métodos de obter um escritório próprio: alugar ou comprar, sendo que a opção a escolher dependerá do orçamento da empresa.

É recomendado para startups que já se encontrem numa fase de crescimento onde já são constituídas por 10 ou mais pessoas. Ter um espaço de trabalho próprio permite uma melhor comunicação entre os elementos da equipa, estabilidade de endereço e contactos, garante uma personalização própria e mais conforto para o empreendedor, equipa e clientes.

O processo de aluguer/compra pode ser massacrante e difícil. Caso o empreendedor encontre um local que atenda ás suas necessidades e ás necessidades do seu negócio, provavelmente vai envolver depósitos ou fiadores, muita documentação, seguro e compra de mobília.

Incubadoras e Aceleradoras

Um dos apoios mais procurados por empreendedores e startups. Estas são organizações destinadas a auxiliar empresas e indivíduos que estejam a iniciar o seu negócio (incubadoras) ou que estejam numa fase de crescimento (aceleradoras).

Consistem num concurso aberto onde os vencedores com as ideias mais inovadoras e cativantes são acolhidos. Assim, estes podem usufruir além dos recursos financeiros, materialísticos ou de mentoria e acompanhamento, de um local de trabalho onde podem desenvolver o seu projeto. Também há incubadoras e aceleradoras que oferecem espaços virtuais.

 

Independentemente dos tipos de espaço de trabalho a escolher, o empreendedor deve ter em consideração os seguintes fatores na hora da escolha:

Foco

O primeiro passo antes de escolher qualquer espaço para a empresa é definir o produto ou serviço que será desenvolvido. Com isto, consegue-se definir o público alvo do negócio, isto é, o perfil de consumidor que se pretende atingir.

Estas reflexões serão úteis na determinação se o espaço será o mais adequado para o desenvolvimento do produto evitando impedimentos e burocracias futuras.

Necessidades

Existe uma diferença considerável entre necessidade e desejo. Aqui, o empreendedor deve fazer uma lista dos recursos necessários para conseguir pôr o negócio a desenvolver, como por exemplo, wi-fi, estacionamento, ar condicionado/aquecimento. Só depois deve listar os desejos, como perto da cidade, estacionamento coberto.

Quando o empreendedor estiver à procura, deve considerar apenas as necessidades. Posteriormente de ter encontrado várias opções que possuam todas as necessidades listadas, é que poderá utilizar a lista de desejos para desempatar.

Custos

É fundamental estipular um orçamento para o espaço de trabalho. Não basta procurar pelo mais barato. É também preciso avaliar a relação custo/benefício de cada uma das opções a fim de saber se o que vai pagar irá compensar.

Um dos erros mais comuns cometidos pelos empreendedores é tomarem decisões compulsivamente e baseado pelas emoções.

Curto prazo

Devido à sua vertente de risco associada, uma startup enquanto não estiver bem estabelecida, deve pensar a curto prazo. Considere qual dos vários tipos de espaço são mais vantajosos em termos de 6 a 12 meses.

Localização

O local onde o empreendedor irá estabelecer a empresa é bastante importante. Assim, deve ser considerado o bairro, a acessibilidade, se há concorrentes nas proximidades, segurança, transporte, entre outros fatores.

Cultura

O empreendedor não deve comprometer os valores da sua empresa apenas porque há incerteza se fica no espaço de trabalho por uns meses ou por vários anos.

A cultura é construída desde o primeiro dia e um ambiente do escritório positivo é uma forma de expressão desta.